Содержание
Требования к архивным помещениям ГОСТ — Портал по безопасности
Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться. Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне. Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.
Из этой статьи вы узнаете:
- как выбрать помещение для архива?
- каковы правила организации хранения архивных документов?
- как создать удобную навигацию по архиву?
Как выбрать помещение для архива
Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:
- выбрать и оборудовать помещение;
- обеспечить его техническое оснащение;
- создать нормативные условия хранения документации;
- организовать архивные документы;
- разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.
Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения. Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций». Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Вместимость архивного помещения
Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива. При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию. Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.
Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании. В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению. Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.
«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:
- хранилище (изолированное помещение);
- помещение для приема документации и ее первичной обработки;
- помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
- рабочие кабинеты персонала;
Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.
Требования к безопасности архивного помещения
В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.
Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы. Существуют определенные требования к электропроводке: она должна быть скрытой. Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую изоляцию. Хранилище необходимо оснастить средствами пожаротушения.
Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации — ее защита от влаги. Хранилище должно располагаться вдали от систем водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль уровня влажности. Архивное помещение должно хорошо проветриваться. Если в помещении нет окон, необходимо создать принудительную вентиляцию, которая обеспечивает 2–3-кратную циркуляцию воздуха в час. Одним из главных требований к зданиям и помещениям архива является поддержание нормативной температуры (17-19 °С) и влажности (50-55%).
Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно обеспечить охранной сигнализацией. На окна устанавливают металлические решетки, а двери защищают металлической облицовкой. Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации хранилища на случай форс-мажорных обстоятельств.
Скачайте документы по теме:
Организация хранения архивных документов
Задача любого архива — обеспечить сохранность документальной базы и предоставить сотрудникам компании возможность быстрого поиска. В целях систематизации документы, исходя из их содержания, объединяют в дела. Основные категории дел прописывают в номенклатуре с указанием рекомендованного срока хранения.
Среди категорий официальной документации можно выделить конфиденциальные дела или дела, связанные с коммерческой тайной. Требования к помещению архива, предназначенного для их хранения, включают соблюдение особого режима безопасности.
Другая категория — документы, необходимые для постоянной оперативной работы, например, первичная документация. Ее учет должен быть максимально упрощен. Целесообразно также облегчить доступ сотрудников к этому отделу.
Архивное хранение, как правило, осуществляется в несколько этапов. Цикл жизни документа может включать его хранение в структурном подразделении, направление в общий архив компании до истечения срока хранения, передачу на государственное хранение или уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.
Правила хранения электронных документов
Электронные документы можно выделить в отдельную категорию официальной документации. Для них сохраняются те же требования к помещениям архивов, что и для бумажных документов, однако, добавляется ряд новых условий.
- Архив должен быть оснащен необходимыми программно-аппаратными средствами, позволяющими не только хранить и воспроизводить электронную документацию, но и своевременно ее перезаписывать. Это связано с появлением новых форматов данных и недолговечным сроком жизни физических носителей.
- Доступ к электронному архиву должен быть строго регламентирован.
- С помощью современных программно-технических средств необходимо обеспечить режим хранения, не допускающих утрату, непреднамеренное уничтожение или искажение данных.
- При создании электронного архива необходимо следовать требованиям действующих ГОСТов: 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях» и 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».
Навигация по архиву
Для более эффективного поиска информации в архиве используются справочники и базы данных, в которых представлена вторичная информация о документальном массиве. Оптимальным способом поиска и навигации по архиву являются архивные каталоги. Весь массив официальной документации группируется по предметам, отраслям и темам, а затем располагается в соответствии с требованиями выбранной классификации.
К наиболее распространенным видам каталогов архива относятся:
- тематический (по темам);
- систематический (по отраслям деятельности или знаний);
- хронологический (по времени создания);
- именной (по авторам);
- по личному составу данные о трудовой деятельности и заработной плате);
Существуют и другие виды архивных справочников: описи, указатели, обзоры. Предпочтительный способ навигации выбирается с учетом таких факторов как состав и содержание документации, подлежащей архивному хранению, требованиями поиска, интенсивностью использования единиц архива.
Организация хранения архивных документов требует решения множества задач. Одна из первоочередных — выбор помещения. При этом недостаточно просто выбрать место и перевезти туда документацию. Соблюдение существующих требований к помещениям архива компании, способам его организации, методам обработки документов поможет избежать многих проблем. Порядок в документах — залог безопасности компании. Именно поэтому при формировании архива и выборе помещения для него важно учитывать требования законодательства.
Положение об архиве
Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210872-qqq-17-m4-trebovaniya-k-pomeshcheniyu-arhiva
Ремонт в архиве
Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.
Определяемся с помещением под архив
Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:
• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;
• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.
Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).
Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:
• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;
• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;
Источник: https://sivcomsks.com/trebovaniya-k-arhivnym-pomescheniyam-gost/
Требования к архивным помещениям ГОСТ — Пожарная безопасность
В деятельности любого юридического лица образуются документы, хранение которых является обязанностью, вытекающей из ряда положений действующих нормативно-правовых актов. Каждое юридическое лицо должно обеспечить минимум условий хранения документов, обеспечивающих их наилучшую физическую сохранность.
Организация хранения документов – это целенаправленная система мер, основная задача которой заключается в рациональном размещении документов, подлежащих дальнейшему архивному хранению. Она обеспечивает не только их физическую сохранность, но и создает оптимальные условия для дальнейшего использования.
Любой руководитель юридического лица, столкнувшийся с проблемой хранения, обеспечения сохранности и доступа к информации к документам, независимо от формы собственности должен иметь четкое представление о том минимуме условий хранения документов, которые изложены в российском законодательстве.
В первую очередь это относится к обеспечению физической сохранности документов. Весь комплекс документов организации, подлежащих дальнейшему архивному хранению, должен храниться в условиях, обеспечивающих их физическую сохранность, создание необходимого учетно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем к документам.
Условия хранения архивных документов. Рекомендации ВНИИДАД
Далеко не каждый руководитель имеет представление об условиях хранения документов в архиве. Вместе с тем соблюдение элементарных требований к хранению документов способно значительно увеличить срок службы корпоративной документации.
На основе многолетнего изучения практического опыта и проведенных экспериментальных исследований учеными Московского государственного историко–архивного института и Всероссийского научно исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) были разработан перечень общих условий хранения архивных документов на разных носителях:
- Архив юридического лица должен иметь отдельное помещение в офисе юридического лица.
- Архивное помещение должно отвечать необходимым минимальным требованиям:
- изолированность;
- пожарная безопасность;
- возможность быстрой эвакуации документов из архива в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств;
- соблюдение требований температурно-влажностного и светового режима.
Зачастую частные фирмы не готовы к выполнению даже минимального набора требований, поскольку считают это невыполнимым в рамках небольшой компании. Однако на деле обеспечить надлежащие условия хранения документов оказывается несложно, если руководствоваться здравым смыслом.
Например, ни в коем случае нельзя располагать архивохранилище в сыром теплом подвале, где проходят магистральные трубопроводы или канализация, несмотря на то что по метражу это помещение вроде бы, по мнению руководителя хозяйственного отдела, подходило бы для размещения архива. Сырость и излишнее тепло являются одними из самых главных факторов, крайне негативно влияющих на физическую сохранность документного носителя информации на любом (бумажном, пленочном, дискетном) носителях.
Температура архивохранилищ:
- для документов на бумажной основе не должна превышать 19 градусов, влажность воздуха – 50%;
- для документов на пленочных носителях (черно-белых) температура не должна превышать 15 градусов, влажность – 40%;
- для цветных документов – 5 градусов, влажность – 40%;
- для документов на магнитных носителях нужно обеспечить температуру 15 градусов, влажность – не более 40% .
Нельзя размещать архивохранилище выше второго этажа по соображениям пожарной безопасности. В последнее время при строительстве многоэтажных офисов крупных фирм зачастую предусматривается так называемый технический этаж для размещения структурных подразделений обслуживания офиса.
Как правило, он располагается на последнем этаже здания. В большинстве случаев там же находится и место для архива. Это решение абсолютно неверно. Во-первых, с точки зрения противопожарной безопасности, эвакуация документов архива с верхних этажей здания невозможна.
Во-вторых, перекрытия стандартного офисного здания по своей мощности не рассчитаны на монтаж на верхних этажах достаточно тяжелых металлических архивных стеллажей с архивными коробами.
Несоблюдение такого простого условия хранения документов в архиве, как невысокая этажность способно привести к технической аварии со всеми вытекающими последствиями.
Архивное помещение должно быть подключено к системам охранной и пожарной сигнализации. На окнах архивохранилища (от подвального до второго этажей) устанавливаются металлические решетки. Дверь архивохранилища должна быть укреплена с внешней стороны металлическим листом и оборудована замком. Ключ должен находиться только в распоряжении должностных лиц, уполномоченных приказом руководства юридического лица.
Хранение электронных документов в архиве
Непростым вопросом является обеспечение условий хранения электронных документов, образовавшихся в деятельности юридического лица. Реальность такова, что эти документы в ряде юридических лиц становятся основными в документообороте. Несмотря на то что электронные документы до сих пор не имеют статуса официальных, их информационная значимость несомненна.
Место хранения электронных документов определяется руководителем организации, который решает вопрос о том, должны ли они храниться в архиве или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).
Обязательными условиями архивного хранения электронных документов являются:
- Наличие в архиве или другом месте хранения программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения электронных документов, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи. (Если принять во внимание, что с начала массового внедрения в работу персональных компьютеров (1991 г.) сменилось уже пять поколений, то проблема совмещения программного обеспечения для архивных носителей является очень актуальной.) Не следует забывать, что и физический срок сохранности дискеты, как показывают последние исследования ВНИИДАД, непродолжителен (без перезаписи до 10 лет).
- Обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей и обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических и правовых норм ее защиты).
- Обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
- Технические параметры режимов хранения электронных документов, которые определяются следующими государственными стандартами:
- ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения;
- ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение;
- РД 50-524- 84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях;
- ГОСТ 2 501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения.
Размещение документов в архиве
При планировании будущей расстановки документов и дел в архивохранилище следует провести анализ и выделить основные категории дел, подлежащих архивному хранению.
Источник: https://stz-irk.com/trebovaniya-k-arhivnym-pomescheniyam-gost/
Готовим архив к проверке
Из статьи вы узнаете, что делать, если в архив «едет ревизор», кто может проверить архив и на что обратить внимание при подготовке к проверке в первую очередь.
Кто может проверить архив?
С одной стороны, Минкультуры России проверять архив простой российской организации не будет. Во всяком случае, это большая редкость. С другой стороны, проверить то, как и в каких условиях хранятся документы, может любая контролирующая инстанция.
Проверить архив организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, могут:
• Роскомнадзор, если заподозрит, что персональные данные граждан в организации недостаточно защищены;
• налоговая инспекция (проверяет архив бухгалтерии);
• инспекция по труду (проверяет архив по личному составу),
а также любое другое контролирующее ведомство. Например, работники Минздрава России могут явиться проверять архив частной стоматологической клиники.
Организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов, помимо всех перечисленных выше инстанций, проверяет тот архив, которому организация подведомственна.
Регулярным проверкам подвергаются организации, работающие в тех сферах деятельности, для которых существуют особые правила ведения архивного дела: страховые организации, медучреждения, банки и др. Так, архивы нотариальных контор в обязательном порядке один раз в четыре года проверяет нотариальная палата. Не пройти эту проверку нельзя, иначе работникам конторы придется в ближайшем будущем искать другую работу.
Проверяется абсолютно все, начиная от того, какая дверь отделяет архив от остальных помещений, и заканчивая нумерацией листов в томах и точностью указания крайних дат на обложках дел.
Какие документы нужно показать при проверке?
В день проверки нужно приготовить комиссии ряд документов: их будут внимательно просматривать в первую очередь.
Положение об архиве
Если архив организации существует как структурное подразделение, то должно быть и положение о нем. Это необязательный документ (как, например, положение о персональных данных в организации), но проверяющим нужно будет показать, на основании чего работает архив и где описан его функционал.
Положение об экспертной комиссии
Еще одно положение, которое необязательно, но без которого будет тяжело пройти проверку – положение об экспертной комиссии. Проверяющие должны убедиться, что решения об установлении сроков хранения, об уничтожении документов принимаются в организации коллегиально, компетентными должностными лицами, а не секретарем-делопроизводителем.
Номенклатура дел
Проверочной комиссии нужно предоставить номенклатуры дел за период проверки. номенклатуры дел проверяющих не интересует, но большое внимание будет уделено ее оформлению и информации по закрытию.
Оформление.
Номенклатура дел оформляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[1] (далее – Правила 2015) и Методическими рекомендациями по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Методические рекомендации).
На каждый год должна быть своя номенклатура, которая утверждается руководителем организации в декабре предшествующего года (номенклатуру на 2018 год необходимо было утвердить в декабре 2017 года).
В разделах номенклатуры не должно быть белых пятен – резервных индексов, которые так любят оставлять по просьбам коллег составители номенклатур. В Методических рекомендациях (п. 1.1.1) говорится о двух-трех «резервных (свободных) индексах дел», которые следует оставлять в конце каждого раздела. Но, во-первых, резерв всегда оставляется в конце, а во-вторых, лучше оставить даже не готовые индексы, а пустые строки. Если новое дело будет заведено, тогда их и заполнят. В середине раздела пустых строк или индексов быть не должно.
Закрытие. На проверку представляются номенклатуры дел за разные годы, что называется, «в закрытом виде», т.е. с заполненной третьей графой, составленной и подписанной итоговой записью. Эту операцию в архиве нужно выполнять ежегодно.
Организациям – источникам комплектования государственных архивов дополнительно нужно продемонстрировать визы согласования своих номенклатур и итоговых записей к ним с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, а также документы о том, что сведения из итоговых записей были направлены в госархив.
Архивные описи
Обязательные документы в архиве каждой организации, включая и «неисточники», – архивные описи дел: постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу[3]. Если в делопроизводстве организации образуются электронные документы, то список дополняется описями электронных дел постоянного хранения и электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Формы всех описей имеются в Правилах 2015 (приложения № 14–18).
В отличие от номенклатуры дел, где содержится общее количество единиц хранения каждого дела, в описи каждая единица хранения представлена отдельно, с указанием крайних дат и количества листов в ней.
Акты об уничтожении дел
Важнейший документ, спасший от неприятностей не одного генерального директора, – акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Его форма содержится в Правилах 2015 (приложение № 21).
[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. [3] В соответствии с п. 4.12 Правил 2015 организация-«неисточник» как минимум должна представить описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Источник: https://www.profiz.ru/sr/article_gotovim_arhiv_k_proverke/